Die neuesten Erkenntnisse und Best Practices für Reiserichtlinien zu beachten, ist für Ihre Geschäftsreiseprogramm essentiell – ganz gleich, ob es um einige wenige Vielreisende geht oder Sie eine ganze Flotte von Mitarbeitern betreuen, die oft geschäftlich verreisen. Ihre Reiserichtlinie spiegelt Ihr Bestreben wider, die Mitarbeiterbedürfnisse zu erfüllen und deren Reiseerfahrung positiv zu gestalten.

Laden Sie sich den Leitfaden mit Erkenntnissen und Empfehlungen zu Reiserichtlinien für Flüge, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrten herunter.

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie ist eine von einem Unternehmen festgelegte Reihe von Vorschriften und Regeln, die für Mitarbeiterreisen gelten. Sie gibt einen Überblick über die Erwartungen, Abläufe und Einschränkungen im Hinblick auf geschäftsbezogene Reisen. Eine offizielle Geschäftsreiserichtlinie bildet das Fundament für Ihr Geschäftsreiseprogramm.

Wozu sollte man eine Geschäftsreiserichtlinie erstellen?

Geschäftsreiserichtlinien wurden früher vor allem verwendet, um das Reisebudget zu verwalten. Heutzutage jedoch ist eine Geschäftsreiserichtlinie entscheidend, um Risiken zu minimieren und Reisende zu unterstützen. Sie bildet ein Rahmenwerk für gleichbleibende Qualität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Drei Vorteile einer Geschäftsreiserichtlinie sind:

Zeitersparnis. Eine vereinbarte Richtlinie schafft Klarheit und Konsistenz für die Mitarbeiter und stellt sicher, dass sie die Erwartungen und Verfahren bei geschäftlichen Reisen verstehen.

Kostenersparnis. Reiserichtlinien helfen durch die Festlegung von Ausgabengrenzen, bevorzugten Anbietern und Erstattungsrichtlinien beim Kostenmanagement.

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Reiserichtlinien schützen mit rechtlichen und behördlichen Anforderungen nicht nur das Unternehmen, sondern mindern auch die Risiken für die Reisenden. „Sorgfaltspflicht“ ist für uns nicht nur ein Schlagwort, sondern eine Aufgabe, zu der sich alle Organisationen und Unternehmen mit reisenden Mitarbeitern verpflichten müssen. Lesen Sie hier weiter und entdecken Sie, warum Ihr Personalwesen auf eine Geschäftsreiserichtlinie setzen sollte.

Warum ist Ihre aktuelle Geschäftsreiserichtlinie nicht effektiv?

Das Letzte, was Reisende brauchen (oder wollen), ist, sich eine Vielzahl von Reiserichtlinien merken zu müssen. In vielen Unternehmen ist der Abrechnungs- und Genehmigungsprozess von Reisekosten immer noch zu umständlich und ehrlich gesagt auch nicht auf dem neuesten Stand. Die unzureichende Einhaltung der Richtlinien ist einer der Hauptgründe für die hohen Kosten von Geschäftsreisen. Achten Sie also auf die folgenden Gründe dafür, dass Ihre Reiserichtlinie eher als nebensächlich behandelt wird.

Ihre Mitarbeiter halten unter Umständen aus den folgenden Gründen Ihre Geschäftsreiserichtlinie nicht ein:

1. Ihre Mitarbeiter wissen nicht, dass es eine Reiserichtlinie gibt.
2. Ihre Richtlinie ist schwer zu finden oder kaum zu verstehen.
3. Ihre Richtlinie passt nicht zur Unternehmenskultur.
4. Ihre Richtlinie passt nicht zu Ihren Geschäftszielen.
5. Ihre Richtlinie ist veraltet oder zu streng.

Reiserichtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sie an sich ändernde Umstände und die Bedarfsentwicklung anzupassen.

Reiserichtlinie zu Tagessätzen

Per-diem-Tarife für Geschäftsreisen bezeichnen die Tagespauschalen für Mitarbeiter, die deren Kosten auf Reisen decken sollen. In der Pauschale inbegriffen sind normalerweise Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Nebenkosten. Tagessätze werden durch gesetzliche oder Unternehmensrichtlinien festgelegt und sollen zum einen die Kostenerstattung für Mitarbeiter und zum anderen das Kostenmanagement für den Arbeitgeber vereinfachen. So müssen die Mitarbeiter nicht jeden Beleg und jede Ausgabe für geschäftliche Zwecke nachverfolgen.

In den USA liegt die Tagespauschale für Salt Lake City das ganze Jahr über weiterhin bei 183 $. Im Vergleich dazu ist die Per-diem-Rate in New York City deutlich höher und variiert von Monat zu Monat, der niedrigste Satz liegt bei 239 $, der höchste dagegen bei 374 $. In London beträgt die Tagespauschale im Durchschnitt etwa 180 $ für Verpflegung und Nebenkosten sowie 360 $ für die Unterkunft. Diese Preise können abhängig von den Lebenshaltungskosten am jeweiligen Ort variieren.

Der Tagessatz für die Reisekosten wird in den USA hauptsächlich anhand von zwei Methoden berechnet:

• Die Standardmethode: verwendet feste Tarife, die von Unternehmen oder staatlichen Stellen wie der General Services Administration (GSA) festgelegt werden.
• Die High-low Substantion Method: ermöglicht unterschiedliche Tarife basierend auf höher- oder niedrigerpreisigen Gebieten.

Tagespauschalen gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Arbeitgeber können dank ihnen Kosten kontrollieren, Arbeitnehmer ihre die Reisekosten budgetieren. Allerdings besteht auch die Gefahr des Missbrauchs, wenn Beschäftigte nicht den gesamten Freibetrag ausgeben und ihre tatsächlichen Ausgaben falsch angeben, um den Restbetrag zu kassieren.

Letztendlich müssen die Ausgaben für eine Geschäftsreise im Rahmen der Richtlinien für die Kostenerstattung liegen. Erfahren Sie hier noch mehr darüber, warum Sie eine Reisekostenrichtlinie benötigen.

Travel-Management-Unternehmen (TMC) sorgen für verbesserte Richtlinieneinhaltung und vereinfachen den Genehmigungsprozess.

Reisebuchungen optimieren

Genehmigungen ermöglichen einen besseren Überblick, aber übermäßig komplizierte Prozesse können bei Mitarbeiter zu Frustration führen. Es gibt vieles zu berücksichtigen. Auf Preisen und Sicherheit basierende Empfehlungen für Mietwagen, Flugtickets und Hotelzimmer ändern sich ständig.

Sie sollten die Flexibilität haben, Genehmigungsanforderungen festzulegen, die für Ihre Reisenden im Reisebuchungstool sichtbar sind. Wenn Sie eine Partnerschaft mit Amex GBT Egencia (Egencia) eingehen, können Sie die Genehmigungseinstellungen so verwalten, dass Ihre Reisenden die empfohlenen Optionen basierend auf der Branche, Unternehmensgröße, Anzahl der Reisenden, dem geografischem Standort, Auslands- oder Inlandsreisen und dem Reisebudget sehen.

Reisekosten und Ausgaben verwalten

Ein automatischer Richtlinienfilter sorgt für kosteneffiziente Entscheidungen der Reisenden und weniger Kontrolle durch die Travel Manager. Integrierte Richtlinienhinweise sind für Kosteneinsparungen entscheidend.. Suchen Sie nach einem TMC, das folgende Vorteile bietet:

• Ein TMC, das es Travel Managern und Reisekoordinatoren ermöglicht, detaillierte Richtlinien festzulegen, in denen verschiedene Reisepräferenzen berücksichtigt und Reisegruppen erstellt werden können.
• Optionen für Reiserichtlinien, die die Kultur Ihres Unternehmens widerspiegeln – und die einfache Anpassungen ermöglichen, die sofort wirksam werden.
• Ein digitales Buchungssystem, das Richtlinien direkt in den Buchungspfad integriert – um Reisende durch visuelle Hinweise wie rote Flaggen und Warnungen durch den Auswahlprozess zu leiten und damit die Einhaltung von Richtlinien mühelos zu verbessern.
• Die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Spesenabrechnungen mit einem Klick auf ihren Mobilgeräten zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen

Sammelt häufig gestellte Fragen (FAQ) für Reisende und Travel Manager an einem zentralen Ort

Ein TMC kann verschiedene Fragen beantworten, die auftauchen können, wie z. B. „Zählt meine professionelle Reinigung auch als Geschäftsausgabe, wenn ich für längere Zeit verreise?“

Ihre Mitarbeiter sollten die folgenden Informationen zu den Reiserichtlinien des Unternehmens leicht finden können:

• Erstattungsfähige geschäftliche Ausgaben.
• Nicht erstattungsfähige Ausgaben oder persönliche Ausgaben.
• Preisspanne der Flugtickets basierend auf dem Reiseziel.
• Maximale Kosten für die Unterkunft pro Nacht.
• Erlaubnis für ein Upgrade in die Business oder First Class.
• Mindestanzahl an Tagen für die Vorausbuchung.
• Methode der Reisekostenrückerstattung (wenn keine Firmenkreditkarte verwendet wird).
• Welche Arten von Reiseversicherungen angeboten werden.

Klare Protokolle zur Sorgfaltspflicht

TMCs bieten Ressourcen zum Thema Risikomanagement für Geschäftsreisen, die bei der Festlegung von Risikotoleranzrahmen und Sorgfaltspflichtrichtlinien helfen können. Sie wenden auch die Sicherheitsrichtlinien für Reisende an und informieren Reisende in Echtzeit über Ereignisse und Entwicklungen weltweit.

Egencia^TM stellt die folgenden Risikomanagementlösungen für Geschäftsreisen bereit:

• Überwachen: Eine aktuelle Karte mit hochriskanten Situationen, die sich auf Reisen auswirken könnten.
• Entschärfen: Integrierte Richtlinien zum Risikomanagement für Geschäftsreisen, um internationale Reisen zu risikoreichen Zielen zu verhindern.
• Nachverfolgen: Mithilfe von Traveller Tracking von Egencia können Sie den Aufenthaltsort Ihrer Geschäftsreisenden im Handumdrehen ermitteln.
• Warnen: Durch Benachrichtigungen bleiben Ihre Reisenden stets sicher und gut informiert.
• Unterstützen: 24/7/365-Kundendienst in mehr als 32 Sprachen in über 66 Ländern für Reisende und Reisekoordinatoren.

Buchungstools können Geschäftsreisenden nicht-richtlinienkonforme Buchungen anzeigen und sie zu Optionen weiterleiten, die die Richtlinien einhalten. Die Oberfläche zeigt Reisenden zudem sicherheitsrelevante Informationen zu einem Ziel oder Reiseplan an. Travel Manager können die Richtlinien zur Sorgfaltspflicht des Unternehmens an einem Ort festhalten und sie sofort in jedem Buchungskanal anwenden.

Laden Sie unseren exklusiven Leitfaden über Reiserichtlinien herunter und erhalten Sie von Geschäftsreiseexperten zusammengestellte Tipps zu Reiserichtlinien für Flugreisen, Unterkünfte und Transfers.